martes, febrero 22, 2011

¿Analógico o digital? Informatícese

Hemos profundizado un poco más en la factura de SADE (Logista) y comprobado lo que ya suponíamos: es una herramienta pensada casi exclusivamente para facilitar la vida del vendedor de prensa y revistas.
Antes de implementar el nuevo protocolo, el sistema de cuadre manual era sencillito y se reducía a unos pocos controles que explicamos.

Cuadre analógico antiguo
1.-
Control de albaranes de entrega: Puntear los albaranes cuyo vencimiento coincida, o casi (albaranes formato COM), con la fecha de emisión de la factura. Tachar tales albaranes para saber que ya están facturados y que no deberán aparecer en ninguna otra factura.
2.- Control de devoluciones: Se presentan varios casos.
2a) Devoluciones de género reciente requerido por el proveedor: Tachar las líneas de la primera parte de la hoja de devolución que estén en la factura.
2b) Devoluciones de género atrasado requerido por el proveedor: Tachar las líneas de la segunda parte de la hoja de devolución que estén en la factura.
2c) Devoluciones de género no solicitado por el proveedor: Comprobar que las líneas añadidas manualmente en la hoja de devolución estén facturadas y tacharlas.
2d) Comprobar si hay devolución de publicaciones reclamadas y tacharlas en la correspondiente hoja de devolución.
3.- Gestión de reclamaciones: Ver qué líneas de la devolución no están en blanco y reclamar su abono. Revisar reclamaciones anteriores y tachar las líneas que vengan facturadas.
4.- Quemar (o archivar) los albaranes de entrega facturados y los albaranes de devolución totalmente tachados.

Cuadre analógico contemporáneo.
El nuevo método requiere un poco de paciencia y tranquilidad, virtudes, ambas, de las que los quiosqueros andan sobrados. Básicamente se mantienen los controles:
1.- Control de albaranes de entrega: Puntear los albaranes cuyo vencimiento coincida, o casi (albaranes formato COM), con la fecha de emisión de la factura. Tachar en tales albaranes las líneas que tengan números en la columna “importe” para saber que ya están facturadas y que no deberán aparecer en ninguna otra factura. Deben quedar sin tachadura las líneas que en la columna “importe” tengan las letras APZ seguidas de una fecha.
1’.- Control del albarán de aplazados: El nuevo modelo de factura viene seguido de una hoja adicional donde se relacionan las publicaciones aplazadas, ya sean derivadas de un albarán de entrega, ya sean derivadas de un albarán de devolución. Este albarán, con número de referencia APZXXX (XXX, aproximadamente, número de semana) es una relación de las líneas aplazadas en los albaranes REP. La referencia del albarán original se encuentra a la izquierda, en la columna “documento”; en el original de dicho albarán, las líneas de los productos aplazados deberán estar sin tachar. Tachar ahora. No es frecuente, pero podría darse el caso que estas líneas aplazadas correspondan a un albarán que aún no ha sido facturado; se trataría de un albarán cuya fecha de vencimiento fuese, por ejemplo, el 19/02/2011 y que alguna de sus líneas se aplazase hacia atrás, es decir, líneas que se cobren el 12/02/2011. Esto es lo que se entiende por facturación retroactiva.
En el mismo albarán de aplazados, se relacionan las líneas de los albaranes de devolución que no se abonaron en la semana en que se envió la devolución; estas líneas se distinguen por llevar la referencia DEVXXX (XXX no sé lo que significa). Buscar las devoluciones anteriores y localizar estas publicaciones que, seguro, estarán sin tachar. Tachar ahora.
2.- Control de devoluciones: Los apartados 2a), 2b), 2c) y 2d) del apartado “cuadre analógico antiguo” permanecen inalterables; sólo debe tenerse en cuenta que algunas líneas de la devolución, en su columna “total”, mostrarán las letras APZ seguidas de una fecha. Esto significa que la publicación no se abonará hasta la fecha en cuestión. No he encontrado ninguna fecha que sea anterior a la fecha de factura (devolución retroactiva) pero mejor no fiarse. Sí puede pasar, y pasa, que una línea de la devolución se aplace hasta la emisión de la presente factura. Me explico; puede ser que en la factura del día 22/01/2011, por poner un ejemplo, aparezca una línea de devolución cuyo abono se aplace hasta el día 22/01/2011; seguro que esta línea está en el albarán de aplazados de esta misma semana. Esta técnica se conoce como devolución paradójica, que parece como si se devolviera dos veces pero sólo se abona una. Es como la canción:

Aunque me voy no me voy,
Aunque me voy no me ausento…
(estoy en el albarán cosido al final de la factura).

Lo normal, de todos modos, es que las líneas aplazadas no se abonen hasta la semana siguiente o posteriores, en cuyo caso no deben tacharse.
3.- Gestión de reclamaciones: Ver qué líneas de la devolución no están en blanco ni aplazadas y reclamar su abono. Revisar reclamaciones anteriores y tachar las líneas que vengan facturadas.
4.- Quemar (o archivar) los albaranes de entrega y los albaranes de devolución que estén totalmente tachados.

Cuadre digital
Quienes tengan instalado KIOSNET ya pueden tirarlo y pasarse al cuadre manual, o reclamar a su proveedor la resolución de las siguientes carencias:
1.- Recepción de albaranes de entrega. Los albaranes de entrega con líneas aplazadas están aplazados pero no (aplazamiento paradójico). Si visualizamos un albarán recibido de esta guisa, observamos un chorro de cosas importantes:
1a) El importe del albarán es la suma de los importes de las líneas no aplazadas.
1b) Las líneas aplazadas muestran un , en rojo, en la columna que juega de extremo izquierdo. No se trata de un manifiesto político; este quiere decir que la línea está aplazada y que se puede incluir en otro albarán mediante el botón “traer aplazado”.
1c) Cuando introducimos el albarán de aplazados que acompaña a una factura, APZXXX, el albarán debería contener las devoluciones aplazadas en facturas anteriores (ya diremos cómo han entrado) y que vencen este día. Al seleccionar la función “traer aplazados”, la pantalla no muestra ningún aplazado. Fallo 1: el aplazado invisible.
El programa que recibe los datos electrónicos ignora en parte los aplazamientos y no los guarda en el oportuno archivo. Tiene solución; váyase al albarán de entrega, sitúe el cursor consecutivamente sobre cada una de las líneas que tienen , pulse una vez la opción “aplazado” (desaparece el ) y vuelva a pulsar la opción “aplazado” (aparece el ). A partir de ahora, la línea estará disponible al pulsar “traer aplazados”.
1d) Si, una vez traída la línea aplazada, se borra el albarán original, se descuentan del stock las unidades anuladas; si se borra el albarán de aplazados, también se descuentan del stock las unidades anuladas. Fallo 2: en busca del stock perdido.
1e) Cada vez que vayamos al albarán de entrega original y hagamos la operación “aplazado”-“aplazado”, añadimos un nuevo registro al archivo de aplazados que se descontarán del stock al anularse. Fallo 3: adición en cadena.
1f) Si anulamos el albarán original mientras los aplazados están en tránsito, se rebaja el stock de las líneas aplazadas pero éstas quedan disponibles para asignar a otro albarán de aplazados. Si anulamos la línea, se vuelve a descontar del stock. Fallo 4: aparecido en combate.
1g) No he hecho más pruebas.
2.- Albaranes de devolución aplazados: Si queremos cuadrar las facturas digitalmente, no debemos perder la pista a las devoluciones aplazadas; para ello, lo más sencillo es crear un albarán de entrega en negativo por cada fecha de aplazamiento, donde se registren todas las líneas aplazadas para esta fecha.

Hay un detalle importante: el programa de entrada de devoluciones tiene activo el botón “traer aplazado” pero no está programada la forma de aplazar las devoluciones; quedaría muy bien que se pudiera. Y ya sería la releche si, al “traer aplazados”, se pudieran seleccionar y traerlos todos de golpe.
Mientras tanto, lo dicho: el lapicillo encima de la oreja y a aplicar el método analógico.


Nota.-
No todo han de ser críticas a nuestros proveedores. Logística de Medios también ha rehecho su factura y ¡POR FIN! añade la lista de publicaciones aplazadas

2 Comments:

At 23/2/11 18:06, Blogger Quiosco said...

Estaba pensando en adquirir un programa TPV para el Kiosco, pero visto esto.. y con todos estos cambios ahora dudo si merece la pena. Me podrías aconsejar??

En ese caso... cual sería mejor? el Kiosko.net o el que vende el gremio de vendedores de prensa?

Hasta ahora estoy cuadrando las facturas y devoluciones manualmente y es de locos.

 
At 23/2/11 20:35, Blogger Quiosquero said...

No sé hasta que punto es necesario o conveniente informatizar un quiosco. A mí me ha ido muy bien ya que sin ordenador y desconociendo el negocio y la mangancia que hay a su alrededor, hubiera durado menos que un caramelo en la puerta de un colegio.
No conozco el programa del Gremio pero según un amigo, que sabe de informática, es muy bueno. Habría que ver cómo resuelve el cuadre de facturas de MARINA, Logística y el nuevo modelo de SADE.
KIOSNET tiene la ventaja que podemos bajarnos´los albaranes de SADE, vía Internet, por lo que nos ahorramos una faena enorme. El circuito albarán de entrega, venta, devolución se resuelve bastante bien; incluso está preparado para aplazar líneas en los albaranes de entrega, no así en las devoluciones, lo que ocasiona que cuadrar MARINA sea una odisea y acabe uno por no aclararse con la factura de SADE. En cuanto a resultados estadísticos es un desastre: apenas hay, y las que hay suman mal.
No tengas prisa. Que te instalen la versión de evaluación y comprueba la rápidez (o lentitud)con que se entran los albaranes de entrega, la agilidad en la generación de devoluciones, y sobre todo que la venta sea rápida: un cliente no espera porque el ordenador vaya lento. Luego hay que ver si el cuadre de facturas ayuda realmente. SGEL no tiene problemas si el quiosco está sometido a control y en la factura las devoluciones vienen agrupadas según los paquetes de envío. Con MARINA y SADE es necesario que sea ágil el aplazamiento de líneas de cargo y abono y su recuperación cuando salgan en factura. Con Logistica creo que es imposible que ningún programa pueda adaptarse a semenjante chapuza.
Después de eso es cuando has de evaluar si merece la pena. A mí me ayudó mucho porque el stock del ordenador era "casi" real y apenas generé devoluciones fuera de plazo o a un proveedor que no fuese el original.

 

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