Informática y quioscos I: KIOS2001

Antes de entrar en materia, una advertencia:
Si es usted quiosquero, tiene intención de mecanizar el quiosco y le han ofrecido el programa KIOSNET de Cyberpoint, no tenga prisa y espérese. En estos momentos KIOSNET es un desastre.

Cuando iniciamos nuestra andadura en el quiosco, en el gremio nos ofrecieron un programa de gestión al precio de unas 60.000 pts. Nos dieron una muestra, para probarla durante 30 días, que se componía de un CD, un disquete y un número de teléfono. A tal fin y pensando en el ahorro de espacio, me había comprado un ordenador portátil que, mire usted por donde, no llevaba lector de disquetes. Probé a instalar el programa en el ordenador de casa. Todo fue bien hasta que se me solicitó que pusiese el disquete en el lector. Así lo hice. Intro. Al primer tapón, zurrapas: “El archivo z.x no se encuentra”. Entendí para qué valía el teléfono del pack y llamé. Me salió el contestador. No me gusta hablar con las máquinas. Colgué. Durante días sucesivos fui llamando a distintas horas y siempre se ponía al aparato el dichoso contestador. No tuve más remedio que dejar un mensaje. Todavía estoy esperando a que me llamen. Poco serios. Hay que buscarse la vida por otro lado.

Dalr descubrió que Cyberpoint del grupo Logista, grupo al que pertenece Distribarna, distribuía un programa para gestión de quioscos. Llamé al inspector y, a los pocos días, recibí la visita de un técnico que me explicó los fundamentos del programa y me dejó unos folletitos orientativos. Y su número de teléfono. Estábamos en vísperas de las vacaciones del verano de 2005 y le pedí que me cargase una biblioteca de pruebas para estudiarlo. Dediqué a ello buena parte del tiempo de descanso.

KIOSNET se compone, básicamente, de dos partes:
• Módulo de venta, KIOSTPV. Es la aplicación que nos permite registrar las ventas, apartar productos y acceder a las reservas de género.
• Módulo de gestión, KIOS o KIOS2001: Gestiona la entrada de albaranes, preparación de las devoluciones, hoja de prensa y control de facturas. Desde este módulo se mantiene la base de datos de clientes, proveedores, artículos y reservas e incluye distintas estadísticas, en consulta o listado, que nos ayudan a controlar la gestión del quiosco.

Aclaración
En la vida real no hay milagros y en el mundo laboral menos. La informática nunca es una solución; es una ayuda. Y al que algo quiere, algo le cuesta. Quiero decir que, cualquier aplicación que instalemos, nos exigirá un esfuerzo adicional en el inicio para que, después, las cosas sean más fáciles y las tengamos más controladas. El punto de inicio del trabajo en un quiosco es la recepción del género y, es aquí, donde hemos de emplear este esfuerzo adicional. En un quiosco manual, cuando el género se recibe, se coteja con el albarán de envío, se pone a la vista y puerta: a vender. En un quiosco informatizado habrá que introducir cada uno de los títulos que componen el albarán, dar de alta los títulos nuevos y comprobar que el importe que nos da el ordenador coincida con el que figura en el albarán. Y esto es sin duda más lento que el método tradicional. Pero, a partir de aquí, todo será más fácil, o casi.

Módulo de ventas KIOSTPV

Desde esta pantalla se realizan todas las gestiones de venta. Aunque parezca que el programa solicita varios datos, con solo pasar el lector por el código de barras de una revista, automáticamente quedará registrada la venta de un ejemplar. Los problemas que se puedan presentar derivaran siempre de la mejor o peor legibilidad del código de barras.

Otras funciones del módulo:
• Acceder a las reservas pendientes de entrega y entregarlas.
• Apartar género para clientes con o sin entregas a cuenta.
• Generar albaranes de clientes.
• Servir el género apartado.
• Generar comprobantes de venta.
• Asignar un número de cliente a una venta para generar factura resumen.
• Comprobar en cada momento el estado de la caja desde el último cierre.
• Cierre del punto de venta. Operación a realizar al final del día. Inicia el contador de caja y puede emitir un listado de cierre por el global del día, desglosado por título o desglosado por movimientos.
• Arqueo. Situación global de la caja. Muestra el importe de las ventas del día, las cantidades cobradas por albaranes de clientes y las facturas pagadas por caja.
• Resultado. Calcula el beneficio teórico de las ventas en un periodo de tiempo.

La aplicación permite la venta de productos cuyo albarán de entrada todavía no ha sido registrado. Sólo es necesario que el artículo esté dado de alta.

Módulo de gestión KIOS2001

1. Hoja de prensa
Es la primera faena de la mañana. Se muestra una pantalla donde se visualizan los títulos de los periódicos que nos sirve el proveedor seleccionado, en el mismo orden en que figuran en el albarán de entrega. Sólo hay que teclear las cantidades recibidas. Al cerrar el programa se asignan las reservas que nos hayan hecho o el correspondiente albaran si es que el cliente no paga al contado.
La misma hoja sirve para generar la devolución. En otra columna se teclean las cantidades sobrantes y podemos ver al momento el número de periódicos vendidos.

2. Albaranes de proveedores
La faena es un poco más laboriosa. Se ha de seleccionar la distribuidora y teclear el número de albarán y la fecha de cargo. A partir de aquí, escanear el código de barras de cada título e indicar el número de ejemplares recibidos. Si el albarán no cuadra, céntimo arriba, céntimo abajo, hay un error en cantidad, precio o IVA. Rectificación o reclamación.
Hay una opción que permite ver si quedan ejemplares de números anteriores.
El cierre del albarán genera las reservas o albaranes pertinentes.

3. Devoluciones
Seguramente la estrella de la aplicación. Se coge el montón de revistas por devolver y se van pasando por el lector de códigos de barras. Si la revista no es del proveedor seleccionado, la rechaza. Incluso, a veces, indica de quién es en realidad. Cuando se ha acabado el montón o el paquete es lo suficientemente voluminoso, se cierra la devolución, indicando el número que la distribuidora le ha asignado, y se teclea la fecha de abono. Imprimimos el resultado, ponemos el papel encima del paquete, atamos y arreando… Por funcionamiento del programa no hay error posible.

4. Artículos
El mantenimiento de la base de artículos es, a mi modo de ver, la parte más floja y laboriosa del programa. Más, cuando los artículos son la madre del cordero.
- Prensa. A cada título se le asignan los días de la semana que sale el periódico y el porcentaje que recibe el quiosco. Sólo admite un precio de venta por lo que es necesario crear precios especiales para el domingo o cualquier otro día que salga con un precio diferente al establecido.
- Revistas. De igual modo hay que asignarle un IVA, un precio de venta y el porcentaje de comisión para el quiosco. Presenta un problema importante: cuando un título se compone de dos productos de diferente IVA, hay que crear dos títulos en la base de datos y, en programa aparte, anexarlos de modo que, al vender uno de ellos, se venda el conjunto.
- Otros. Agrupa a tabaco, chucherías, chicles…En general, a todos aquellos productos que no generan un precio de coste a partir de su precio de venta.

5. Facturas
Tanto en la entrada de albaranes como en la entrada de devoluciones hemos indicado la fecha de cobro o abono. Para generar la factura teórica basta con teclear el código del proveedor y la fecha de la factura. Si todo es correcto, la factura teórica y la real cuadraran salvo en los portes. Si no se produce el cuadre habrá que investigar qué albarán no recibido nos ha sido cobrado o qué devoluciones no aparecen en la factura.

6. Otras funciones
- Mantenimiento de clientes
- Mantenimiento de proveedores
- Gestión de reservas
- Pedidos de clientes
- Albaranes de clientes
- Facturas de clientes
- Albaranes de otros productos
- Facturas de otros productos
- Pedidos a proveedores
- Movimientos de almacén
- Gestión de stocks
- Estadísticas
- Modulo de aparición de revistas. Permite visualizar en que fecha se han recibido los distintos números de una revista y cuando se produjo su devolución
- Plazos de devolución de revistas. En función de la fecha de llegada y la periodicidad de la revista, permite imprimir los títulos cuya fecha límite de devolución está comprendida dentro del periodo solicitado. Una funcionalidad permite que, al conectarse a KIOS2001, se visualicen automáticamente las revistas que vencen en el día de la fecha.
- Consulta de stocks. Desde varios puntos se puede acceder a la visualización de las existencias de cualquier número de una revista.

Ventajas• Mejor control del quiosco
• Podemos saber si queda o no un determinado número de una revista concreta
• Conocemos la fecha de llegada de cada revista
• Conocemos las revistas que hay que devolver cada semana
• Las devoluciones salen como churros
• Se puede evitar cierto papeleo
• Mayor facilidad en el cuadre de facturas
• No es necesario acordarse de los títulos reservados

Inconvenientes
• Lentitud en la entrada de albaranes, mucho más teniendo en cuenta que el reparto suele llegar a las horas de mayor afluencia de público
• Todo se ha de hacer en el quiosco. Aun en el caso de que el quiosquero tenga instalado el programa en el ordenador de su casa, la faena que haga fuera del quiosco no le valdrá de nada, salvo que, mientras él trabaja en casa, nadie trabaje con el ordenador del quiosco.
• Si hay dos o más personas vendiendo, solo una tendrá acceso al ordenador

Cagadas
• Doble IVA
El proceso de alta de títulos con doble IVA es latoso. Y hay muchos: las colecciones (la cartoná) y las revistas con regalo. En la entrada de albaranes, si un artículo no existe puede darse de alta sobre la marcha. Los que tienen doble IVA obligan a salirse del proceso de albaranes para poder anexarlos.
• Promociones
Alguna de las promociones que acompaña a los diarios tiene un código diferente para cada número. Es necesario que se cree un título por número. Cuando llega el papelito verde de Marina es para ponerse a temblar.
• Albaranes de vencimiento múltiple
La mayoría de las distribuidoras no mezclan en el mismo albarán publicaciones cuyo pago haya de realizarse en fechas distintas. SGEL, sí. Cuando se genera una factura, los albaranes se asignan según el primer vencimiento y la factura no cuadra. No es posible marcar, dentro del albarán, qué artículos no se han facturado para mantenerlos pendientes.
• Devoluciones no recogidas en factura
Sucede igual que con los albaranes. Cuando una publicación devuelta no aparece en la factura correspondiente hay que ingeniárselas para mantener viva la línea no devuelta. Y el ingenio se traduce en trabajo.
• Número de devolución
Cagada de principiantes. En el campo destinado a teclear el número de devolución que nos asigna la distribuidora no caben todos los dígitos (Marina). Sin embargo, una vez cerrada la devolución, accediendo por “devoluciones anteriores”, se puede teclear el número completo. Arreglar esto no debe llevarle a un programador más de 10 minutos.
· Precio medio. El beneficio por venta de los artículos denominados "otros" se calcula en función del precio medio de coste. Este precio medio, en la mayoría de los casos, está mal calculado.
• Hay bastantes más, pero no merece la pena dedicarles más tiempo. El programa que ahora se instala es una nueva versión y ésta si que es de Premio Nobel. Hablaremos de ella en el próximo capítulo.